COME SCEGLIERE L'AMMINISTRATORE - SODANI INGEGNERIA ELETTRICA ED AMMINISTRAZIONE CONDOMINIALE

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COME SCEGLIERE L'AMMMINISTRATORE DI CONDOMINIO
(Documento aggiornato al 28/09/2015)

Quando il condominio, per dimissioni dell'amministratore oppure perché si vuole liberare della vecchia gestione, è chiamato ad una scelta relativamente difficile: la selezione del nuovo amministratore! Ma come operare tale scelta nel modo migliore? Una metodologia che garantisce la perfezione del nuovo amministratore non c'è, ma sicuramente c'è una scelta che è senz'altro la più sbagliata: scegliere un amministratore esclusivamente sulla base del numero di immobili amministrati! Di seguito elencherò una serie di situazioni, descrivendo le positività e le negatività della scelta, in modo schematico:

SU BASE DEL NUMERO DI IMMOBILI AMMINISTRATI
Scegliere un amministratore sulla base del numero di immobili amministrati è la peggiore scelta che un'assemblea possa fare e generalmente è la più gettonata! Le motivazioni sono diverse:

  • Per esempio cosa vuol dire "numero di immobili"? Gli edifici non sono mica tutti uguali; per fare un esempio standard, ci sono edifici da circa dieci unità, edifici da circa venti unità, edifici da circa cinquanta unità e situazioni complesse da circa cento unità ed oltre!!! Quindi, un immobile composto da cento unità è relativamente paragonabile a dieci immobili da dieci unità; l'immobile più grande, avrà una complessità maggiore nella gestione dell'assemblea e della sua convocazione, ma generalmente le problematiche sono le stesse. Alla luce di questo chiarimento, siete ancora convinti che sia meglio scegliere un amministratore che gestisce dieci immobili piuttosto che uno? Oppure, se si volesse rimanere sullo stesso concetto di quantità, non sarebbe meglio dire numero di unità abitative piuttosto che numero di immobili?
  • Scegliere sulla base nel numero di immobili amministrati pone un altro problema numerico; durante la gestione annuale, l'amministratore è chiamato obbligatoriamente a convocare un assemblea ordinaria ed è plausibile che, in media, almeno due assemblee straordinarie vengano convocate ogni anno. E' possibile quindi affermare, che un amministratore in media debba convocare tre assemblee l'anno; sappiamo bene che un anno è composto da 365 giorni, ma è da ricordare che i giorni lavorativi in un anno sono circa 254 (esempio del 2015)! Se al numero di giorni lavorativi vengono sottratti i giorni di ferie (tutti debbono andare in ferie e mediamente è possibile affermare che in Italia le "vacanze" vengono consumate durante un mese estivo, in un paio di settimane a cavallo di Natale e nella settimana di Pasqua) in numero di circa 33 giorni, rimangono a disposizione 221 giorni ai quali è necessario sottrarre anche gli imprevisti come malattie ed altro... arrotondando si arriva ad un conteggio di 200 giorni lavorativi effettivamente disponibili. A conti fatti, sembrerebbe che un amministratore non possa gestire più di 65 condomini che sono un enormità, ma in pratica le cose stanno molto peggio in quanto il calcolo precedente considera un assemblea per giorno lavorativo: impossibile! Infatti, l'amministratore non ha solo il compito di indire assemblee, ma anche di fare lavoro di back office (gestione interna, contatti con i fornitori, operazioni bancarie, ecc.) e rapporti con i comproprietari che spesso riducono drasticamente il tempo utile lavorativo. Alla luce di queste ultime considerazioni, di cinque giorni lavorativi se ne possono dedicare al massimo due per settimana alle assemblee; il risultato finale è che un amministratore che lavora da solo può praticamente gestire un massimo di circa 25 immobili. Qualcosa in più potrebbe riuscire a fare avendo a disposizione una segreteria attiva, ma si corre il rischio che l'amministratore, potendo delegare i suoi operatori, non dia una presenza visibile in condominio, che non sempre è accettabile.
  • Se un professionista non ha immobili amministrati, non vuol dire che non è valido... potrebbe essere un nuovo amministratore fresco di corso, magari anche più in gamba dei "vecchio stampo", oppure avere deciso di non amministrare. Escludere a priori queste categorie, spesso di giovani (non per forza di età), vuol dire non cambiare mai le cose in questa società, dove le lobby hanno sempre maggior forza!

In ogni caso, rimane inopportuno scegliere su una base di quantità.

SU BASE DELLA POSIZIONE DELLO STUDIO DELL'AMMINISTRATORE
La locazione dello studio dell'amministratore è da considerare fondamentale nella scelta... di amministratori ce ne sono molti, a prescindere dalla loro bravura e/o disponibilità, di certo statisticamente è impossibile che nella zona di appartenenza dell'immobile siano tutti incompetenti! E' quindi indispensabile scegliere, a meno di altre considerazioni, un amministratore che operi nelle vicinanze altrimenti si rischia di non ricevere adeguata prestazione, soprattutto relativamente alla presenza in condominio, per non parlare della scomodità per gli utenti di raggiungere lo studio in caso di eccessiva lontananza; a tal fine è anche importante che lo studio si trovi in una zona dove è facile parcheggiare.

SU BASE DELLA TIPOLOGIA DI STUDIO DELL'AMMINISTRATORE
Esistono tre tipologie di studi amministrativi: lo studio in forma di ditta individuale; lo studio in forma di ufficio; lo studio in forma societaria. Il primo è il singolo amministratore che decide effettuare tutte le operazioni in proprio, senza nessun supporto diretto; il secondo è l'amministratore che ha deciso di aprire uno studio articolato, con collaboratori interni; il terzo sono generalmente un gruppo di professionisti che si uniscono in forma societaria allo scopo di acquisire un numero elevato di immobili. Dal punto di vista della professionalità è inutile differenziare poiché non dipende certo dalla tipologia di attività, ma bensì dalla cultura del singolo. E' certo, in ogni caso, che il condominio che sceglie il singolo professionista avrà sempre un unico referente e conoscerà bene l'amministratore; nel caso di una scelta indirizzata verso un attività di tipo ufficio, l'utente avrà difficilmente la possibilità di interagire direttamente con l'amministratore, in quanto queste operazioni vengono quasi sempre svolte dalla segreteria. Le società e/o negozi, pur essendo ampiamente strutturati al loro interno, hanno necessità di fare cassa e quindi di acquisire quanti più immobili possibili, questo può comportare di essere "dimenticati" dall'amministrazione. In sintesi, se da un lato scegliere un singolo professionista è una scelta più "famigliare", una struttura completa di professionisti potrebbe risolvere una serie di problematiche, ma è bene sottolineare la parola "potrebbe", in quanto dalla teoria alla pratica spesso c'è un abisso.

SU BASE DEL TITOLO DI STUDIO
Il ruolo di amministratore di condomino è un ruolo multidisciplinare, infatti esso di deve occupare della parte contabile in primis (che poi è quella che preme maggiormente agli utenti), ma avere dimestichezza anche in materia legale e tecnica... potremmo anche dire che debba avere anche un po' di capacità psicologiche. E' evidente che non esiste un unico titolo di studio che accorpi tutte queste caratteristiche. Sebbene il ruolo di amministratore può essere conferito anche in assenza di titoli (in caso sia interno), si comprende bene che non c'è una limitazione legale per la scelta, ma è anche evidente che il buon senso converga verso una situazione che possa rispettare maggiormente tutti i compiti che è chiamato a gestire l'amministratore. A prescindere dalla singola capacità, è più idoneo conferire l'incarico ad un professionista laureto che nel suo percorso di studi può aver raccolto una maggior diversità di informazioni. Seppur viene quasi automatico pensare che un commercialista (laurea in economica e commercio) possa essere il top, allo stesso mancano le caratteristiche legali e tecniche che risultano indispensabili nella gestione condominiale, la scelta quindi più sensata appare in primis verso un ingegnere, in secundis verso un architetto, in tertiis verso un geometra anche se non è un laureato. Queste tre figure, nel loro campo professionale, hanno sempre a che fare con questioni tecniche e normative (legali); non hanno a che fare generalmente con bilanci, ma sono portati per il computo metrico ed anche per le questioni economiche. C'è poi il caso dell'avvocato, che dal punto di vista legale dovrebbe essere perfetto, ma amministrativamente e soprattutto tecnicamente potrebbe avere qualche difficoltà. Rimane la figura del ragioniere (non laureato) che si può considerare come una costola del commercialista in quanto il suo percorso formativo è simile. Quindi, a meno di altre considerazione e/o capacità ben note, altre figure professionali non dovrebbero ricoprire il ruolo di amministratore di condominio. Pur mancando in tutte queste figure l'aspetto psicologico, è evidente che sarebbe una follia scegliere uno psicologo come amministratore!

SU BASE DEL PREVENTIVO
La presentazione del preventivo è una buona partenza per la scelta, non solo dal punto di vista economico, ma soprattutto dal punto di vista della presentazione. Basta fare un giro su internet e cercare preventivi e lettere di presentazione che, dal punto di vista letterale e grafico fanno rabbrividire!!! Non è ammissibile presentare una lettera poco chiara, piena di errori e graficamente "non giustificata"; una mancanza di questo tipo evince poca praticità con il computer, non tollerabile al giorno d'oggi. Inoltre, un preventivo deve riportare chiaramente tutti i costi e le opere che l'amministratore propone tra la gestione ordinaria e la gestione straordinaria, del resto diventerà poi il contratto tra amministratore e condominio! Un preventivo senza chiara evidenza dei costi, deve essere subito scartato! Per quanto riguarda l'aspetto prettamente economico, l'assemblea tende quasi sempre a preferire il preventivo più basso, questa scelta se non sempre è molto spesso un boomerang in quanto un professionista impegna la sua opera per quanto viene pagato! In realtà bisognerebbe conoscere a priori il costo corretto (suggerito dalle associazioni) almeno per potersi orientare, ma in pratica ci si deve affidare al confronto tra preventivi. In quest'ottica è difficile capire quale sia un prezzo basso e quale troppo elevato. Ad esempio, un prezzo elevato può significare che in effetti quell'amministratore non ha tutti gli interessi ad aggiudicarsi quell'immobile a meno che non abbia un cospicuo rientro economico.

SU BASE DELL'INFORMATIZZAZIONE
E' inutile negare che sono presenti sul mercato un numero elevato di amministratori, soprattutto vecchio stampo, che non sanno neanche utilizzare le basi del computer... un amministratore che non ha le basi informatiche, non dovrebbe essere preso mai in considerazione! Ormai la mail la utilizzano tutti, ma se la mail non viene letta tutti i giorni, tutto il giorno, non va bene!!! I professionisti, non solo amministratori, si devono mettere in testa che la mail deve essere utilizzata alla pari del telefono, sempre attiva! Meglio se l'amministratore possiede una PEC, che però deve essere funzionante ed analizzata sempre. Ma come fare a sapere se effettivamente l'amministratore è in grado di utilizzare la tecnologia moderna? In effetti non c'è un test da fare, è uno di quei punti che si prende a scatola chiusa, purtroppo, anche se la presenza di un proprio sito internet può essere d'aiuto. Valore aggiunto è sicuramente la disponibilità dell'amministratore a pubblicare online la documentazione condominiale, ma anche in questo caso occorre fare attenzione a cosa intende pubblicare: la pubblicazione di tutta la documentazione o quasi è sicuramente un valore aggiunto, la pubblicazione dei soli bollettini di pagamento, è praticamente inutile!

SU BASE DELLA CONOSCENZA
Fatevene una ragione, a prescindere dalle precedenti considerazioni, l'amministratore si compra a scatola chiusa! Questo vuol dire che finché non lo si vede operare sul campo non lo si può realmente giudicare, un po' come in tutte le cose del resto... il problema è che l'assemblea, con la sua scelta, pensa con certezza di aver trovato il santone dell'amministrazione: più che una certezza, è in genere una speranza! Del resto, anche la valutazione certa di un conoscente, può non rientrare nei propri canoni desiderati a causa della diversità di opinioni tra la gente; in quest'ottica, seppur pubblicizzato da un amico, potrebbe non essere l'amministratore giusto. Anzi, potrebbe essere meglio cercare un professionista che non conosce nessuno, che il pubblicizzato di turno. In ogni caso, è sempre un "gioco d'azzardo"!

CONCLUSIONE
In conclusione, tenendo in ogni caso conto di quanto descritto, dovendo scegliere praticamente a scatola chiusa, gli elementi più importanti da valutare, in ordine di importanza sono:

  1. Il primo elemento da valutare è la distanza dello studio dall'immobile orientandosi sulla vicinanza, anche se non è un elemento di tipo tecnico.
  2. Non valutare in base al numero di immobili amministrati, ma escludendo chi amministra troppi edifici.
  3. Valutare le prospettive informatiche offerte dall'amministratore.
  4. Considerare la formazione dell'amministratore.

Le altre considerazioni sono da valutare caso per caso. E' chiaro che l'iscrizione ad un'associazione di categoria può essere considerata positiva, anche se non fondamentale... più importante l'aver frequentato un corso di importanza rilevante, anche se lo stesso non vuol dire capacità!


Giorgio David ing. SODANI

 
 
Ordine degli Ingegneri della Provincia di Roma n.B28715
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